De Zorgcirkel: hoe aandacht voor digitale vaardigheid van zorgmedewerkers helpt bij succesvolle adoptie - Evolve (2024)

De Zorgcirkel is specialist in ouderenzorg en levert hartverwarmende zorg. De roep om duurzameouderenzorg in de maatschappij neemt toe. Voor deinvulling hiervan inventariseert De Zorgcirkel eerst samen met de cliënt wat hun naastenen netwerk kunnen doen, eventueel met behulp van beschikbare zorgtechnologieën,alvorens professionele zorg in te zetten.

Om cliënten de beste zorg te kunnen bieden, nu en in de toekomst, moet De Zorgcirkel digitaliseren. Met als doel om via digitalisering zowel de werkprocessen als de zorgverlening beter en plezieriger te maken voor cliënten én zorgverleners. Één van de gebieden waarop De Zorgcirkel digitalisering wenste te versnellen was de interne communicatie-, kennis- en informatievoorziening voor haar medewerkers. Ergo: een sociaal intranet.

Dit moest dé plek worden voor (zorg)medewerkers om makkelijk zelf informatie te delen en (elkaars) kennis te vinden, waardoor ze gemakkelijker en met meer plezier door hun werkdag komen. Evolve heeft het hele traject begeleid op het gebied van implementatie en adoptie.

Onze activiteiten

• Projectmanagement
  • Requirements en scenario’s voor koppelingen Cirkelnet met andere systemen
  • Voortgangsrapportages
  • Plannen
• Adoptiestrategie
  • Governancestructuur
  • Communitymanagement
  • Pilotteams
  • Activatiecampagne
  • Rapportageformat
  • Communicatieplan inclusief middelen
  • Instructiemateriaal, trainingen en voorlichtingssessies
  • Floorwalking sessies; zomer- en herfsttoer
• Content creatie
  • Logo, iconen en andere visuals
  • Activatiecampagne

Onze resultaten

• Ruim 3.537 medewerkers (75%) hebben ingelogd op Cirkelnet en de activiteit is groeiende.
• Met 2.089 reacties en 9.348 likes zijn er 11.437 digitale verbindingen tussen collega’s gemaakt op Cirkelnet.
• Gemiddeld brengen collega’s steeds meer tijd (nu 6,27 minuten per dag) door op Cirkelnet.
• Er zijn 141 groepen gestart sinds de livegang op 29 maart 2021.
• Interne communicatie rondom het project wordt positief gewaardeerd door medewerkers.
• Medewerkers hebben meer het gevoel met elkaar verbonden te zijn door de komst van Cirkelnet.

De Zorgcirkel had als doel om alle collega’s digitaal met elkaar te verbinden. Om hieraan bij te dragen is het sociaal intranet ‘Cirkelnet’ in het leven geroepen voor alle medewerkers. Via Cirkelnet moeten medewerkers snel, gemakkelijk en vanaf elke plek bij informatie zoals protocollen, werkinstructies, organisatie informatie en hun salarisstrook kunnen. Wij zijn betrokken om het project te begeleiden en het intranet in te richten en te implementeren, inclusief een governanceplan en een adoptiestrategie.

Projectteam begeleiding

We maakten deel uit van het Cirkelnet-projectteam en gaven hen handvatten waarmee ze zelfstandig aan de slag kon. Daarnaast zorgden we er met voortgangsrapportages en tussentijdse evaluatiemomenten voor dat we konden bijsturen waar nodig en dat we zicht hielden op het project in relatie tot het grote geheel binnen de organisatie. En om ervoor te zorgen dat Cirkelnet ook in de toekomst de waardevolle tool is die het nu is, hebben we de contentbeheerders van de kennisbank getraind om zelf content te plaatsen en te beheren.

Adoptiestrategie met drie focuspunten

De adoptiestrategie was erop gericht medewerkers bekend te maken met Cirkelnet en het te onderdeel te maken van hun dagelijkse werk. We hielden hierbij rekening met drie focuspunten:

1. De basis moet op orde zijn
2. Er moet draagvlak bij het managementteam zijn
3. Medewerkers moeten goed begeleid worden

Om die basis op orde te krijgen hebben we de kennisbank ingericht en ervoor gezorgd dat alles functioneert en makkelijk te gebruiken is. Daarnaast verzorgden we instructies en trainingen voor medewerkers. Met onder andere structurele redactieoverleggen zorgden we voor inspirerende content waarmee, medewerkers gestimuleerd werden om Cirkelnet te gebruiken.

Om draagvlak bij het managementteam te krijgen, zetten we een apart adoptietraject op voor deze groep. Met diverse sessies zorgden we ervoor dat zij het belang van digitaliseren en de meerwaarde van Cirkelnet zagen en we voorzagen ze van een digitale communicatietoolkit. Door die sessies en de toolkit stelden we de leidinggevenden in staat om hun team te informeren over het gemak van Cirkelnet en om hun team te stimuleren Cirkelnet te gebruiken.

Medewerkersbehoefte centraal

De Zorgcirkel wilde medewerkers al vroeg in het proces van inrichten betrekken om het sociaal intranet zo goed mogelijk aan te laten sluit bij hun wensen en behoeften. We voerden daarom na het eerste ontwerp gebruikersacceptatietesten uit. Daaruit bleek dat de indeling van informatie op basis van afdelingen niet doeltreffend was. Daarom pasten we het ontwerp aan op basis van thema’s, wat na opnieuw testen goed werd ontvangen.

In pilotteams, bestaande uit medewerkers van De Zorgcirkel, testten we het instructiemateriaal. Hierdoor konden we nog vóór de lancering finetunen en aanvullen. De pilot bleek ook nuttig voor het opstellen van een lijst met veelgestelde vragen én we haalden meteen de eerste succesverhalen op, die we in de organisatie konden delen.

Voor de technische ondersteuning zijn persona’s c.q. doelgroepen gebruikt die zijn gedefinieerd door De Zorgcirkel. We zetten vervolgens een gefaseerde livegang in, waarbij de digivaardigheid van alle medewerkers mede bepalend was voor wanneer het intranet voor wie live ging. Hierdoor konden we alles voor de medewerkers met een lagere digivaardigheid technisch in orde maken, terwijl medewerkers met een gemiddeld hoge digivaardigheid al aan de slag konden op Cirkelnet.

Tijdens een door de projectgroep georganiseerde zomer- en herfsttoer hielpen we medewerkers op hun eigen locatie met vragen over het werken met Cirkelnet. We schreven daarnaast handleidingen en bemanden een helpdesk. Die helpdesk was vooral een uitkomst voor de zorgmedewerkers die bij cliënten thuis werken en die behoefte hadden aan meer dan geschreven instructies.

En middels een activatiecampagne hielpen we medewerkers op een laagdrempelige manier bekend te raken met Cirkelnet door hen langs verschillende functionaliteiten te leiden, zoals het nieuws, wie-is-wie, marktplaats, de chat en natuurlijk hun eigen profiel.

Duurzame inbedding in de organisatie

We kijken terug op een geslaagde samenwerking. En we zijn trots op de afronding van dit project, waarbij we niet alleen een sociaal intranet hebben opgericht en hebben gezorgd dat medewerkers het (kunnen) gebruiken. We hebben De Zorgcirkel ook toegerust om Cirkelnet zelf te onderhouden en medewerkers actief en betrokken te houden. We zijn ervan overtuigd dat De Zorgcirkel zo in staat is om de waarde van Cirkelnet te blijven verhogen, om zo aan haar doelstellingen bij te dragen.

Meer weten?

Wil je meer weten over adoptie en projectbegeleiding bij het implementeren van een sociaal intranet (in de zorg) of heb je zelf een vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact op met Anouk via anouk@evolve.eu of +31 6 57 58 83 63.